5 documentos clave que los miembros de su consejo de administración deben tener en cada reunión

 

Blog invitado de Rob Levit, consultor autorizado de Standards for Excellence®.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¿Quiere renovar las reuniones de su junta directiva? ¿Necesita ayuda para dar vida y propósito a su junta directiva? Comience por asegurarse de que cada miembro de su junta tenga loscinco documentos que se enumeran a continuación en cada reunión de la junta. Los resultados le sorprenderán.

Antes de convertirme en consultora de organizaciones sin ánimo de lucro, pasé años dirigiendo una pequeña organización artística comunitaria sin ánimo de lucro. Muchas pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro empiezan con el corazón, y la mía no era diferente. Es una historia común: alguien ve una necesidad en su comunidad y toma la iniciativa de abordarla creando una organización sin ánimo de lucro. Rara vez los líderes de las nuevas organizaciones sin ánimo de lucro conocen los entresijos de la gestión de una organización. ¿Y cómo podrían hacerlo? Dirigir una organización sin ánimo de lucro con éxito y que rinda cuentas es un laberinto de buenas prácticas, cumplimiento de normas y reglamentos que pueden marchitar el ánimo incluso del líder más inspirado. Las cosas pueden volverse descuidadas, y rápido, sin algunas estructuras críticas en su lugar.

Me apasiona trabajar con pequeñas (y a menudo nuevas) organizaciones sin ánimo de lucro y me esfuerzo por desmitificar el proceso sin ánimo de lucro. Creo en la creación de estructuras sencillas de seguir, andamios y procesos que lleven a mis clientes al éxito haciendo que conceptos a veces difíciles sean accesibles y manejables.

Las reuniones del consejo de administración, en particular, suelen ser puntos problemáticos para las pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro. Una y otra vez veo cómo las reuniones del consejo se vuelven desorganizadas, sin un propósito concreto y con un resultado nebuloso. El presidente de la junta repasa el orden del día como si fuera una lista de tareas pendientes, dejando a menudo a los miembros de la junta preguntándose por qué se les necesita en la sala. No es de extrañar que muchas organizaciones informen de una baja asistencia a las reuniones de la junta directiva cuando éstas se sienten aburridas, sin sentido y como un cansado mecanismo para entregar informes. Cree un andamiaje para el éxito de las reuniones utilizando estos cinco documentos:

1. Manténgase al día con el orden del día de las reuniones de la Junta Directiva

Esto parece obvio... ¡pero no lo es! Elabore un orden del día para cada reunión de la junta directiva. Animo a mis clientes a

EMPIEZA CON LA MISIÓN porque es inspiradora Y clarificadora. Incluya su misión y visión al principio del orden del día y comience cada reunión leyéndolas en voz alta. Cada uno de los puntos del orden del día debe estar directamente relacionado con la misión y la visión. Si no es así, ¿por qué está ahí?

Es muy fácil quedarse atascado en la maleza y desperdiciar toda una reunión de la junta discutiendo minucias como decidir qué tipo de recaudación de fondos en lugar de lo que impulsa la necesidad de fondos. Su junta directiva debe aprovechar al máximo su tiempo y energía. Si tiene siempre presente su misión, agilizará y centrará su organización. Como ventaja añadida, concluya cada reunión de la junta leyendo también su misión. Al fin y al cabo, de eso se trata: de cumplir la misión y la visión.

2. Acepte la responsabilidad con unos estados financieros fáciles de leer

Proporcione a cada miembro del consejo una instantánea fácil de entender de la situación financiera de su organización. Debe incluir una cuenta de pérdidas y ganancias de una sola página, un balance de situación de una sola página y un presupuesto anual de una sola página aprobado por el consejo que incluya comparaciones entre lo presupuestado y lo real. Como mínimo, estos estados financieros deben revisarse trimestralmente, pero le animo a que los presente en cada reunión del consejo. El tesorero y el director ejecutivo deben prepararse para resumir cualquier gasto que salte a la vista y sacarlo a relucir para que ningún miembro de la junta se quede sin conocer los gastos. Pocas personas disfrutan mirando documentos financieros, así que póngaselo lo más fácil posible y sea proactivo a la hora de prever preguntas y ofrecer respuestas. Sus documentos financieros son la prueba fehaciente de que está gastando el dinero en los lugares adecuados. Las pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro, en particular, deben ser extremadamente responsables, ya que disgustar a uno o dos grandes donantes puede ser catastrófico para su cuenta de resultados. Cuanto más racionalizados, precisos, presentables y accesibles sean sus documentos financieros, más eficaz será su funcionamiento.

3. Desempolva tu plan estratégico

Al igual que sus finanzas y su agenda, su plan estratégico debe ser fácil de digerir. Haga hincapié en un lenguaje sencillo y común y en un formato agradable a la vista. A veces, las grandes organizaciones salen de la planificación estratégica con un plan de 50 a 60 páginas. En mi opinión, los planes estratégicos más eficaces no superan las 10 o 15 páginas. Las organizaciones sin ánimo de lucro más pequeñas suelen tener entre cinco y seis páginas. Incluso con esta extensión, la gente deja de leer en torno a la tercera o cuarta página.

Para lograr el máximo impacto, elabore una versión resumida y sencilla de su plan estratégico. Incluya su misión y visión, sus metas, la justificación de sus metas, su objetivo y sus indicadores de rendimiento. La planificación estratégica es un proceso costoso, y los planes finalizados son caros de producir. No deje su plan estratégico aparcado hasta la próxima sesión de planificación. Su plan estratégico debe ser un documento de trabajo vivo al que se remita en cada reunión de la junta directiva. Todas las actividades de la organización deben tener como referencia el plan estratégico. Especialmente en el caso de las organizaciones sin ánimo de lucro más pequeñas, que a veces "persiguen" dinero y subvenciones, remitirse a su plan estratégico le mantendrá en el buen camino.

4. Adoptar los Estándares para la Excelencia®: Un Código de Ética y Responsabilidad para el Sector No Lucrativo

Las Normas para la Excelencia®: Código ético y de rendición de cuentas para el sector no lucrativo es un conjunto de objetivos normas y buenas prácticas sobre el funcionamiento de las organizaciones sin ánimo de lucro. Identifica seis áreas principales de gobierno y gestión de las organizaciones sin ánimo de lucro que contienen 27 áreas temáticas diferentes. Cada área temática incluye puntos de referencia y medidas específicas que proporcionan un enfoque estructurado para desarrollar la capacidad, la responsabilidad y la sostenibilidad de su organización. (Nota al margen: Los miembros del Instituto de Normas para la Excelencia y de su organización patrocinadora, Maryland Nonprofits, tienen acceso a una página web de la organización. amplia biblioteca de paquetes de recursos educativos en consonancia con el Código. Normas de excelencia Consultores autorizados como yo también puede proporcionarle estos paquetes educativos durante un contrato de consultoría).

Aconsejo a mis clientes que entreguen a cada miembro del consejo de administración un ejemplar del Código de Normas para la Excelencia. Escuche cualquier reunión del consejo y oirá "¡No podemos hacer eso! El último consejo en el que estuve lo hizo de esta otra manera...". Este tipo de desacuerdos en el consejo pueden hundir una organización y desviar los debates sobre la misión crítica. El debate riguroso puede ser eficaz, pero la discusión no es productiva. El Código de Normas para la Excelencia es una medida objetiva, por lo que la disensión y la contención quedan eliminadas. Despersonaliza lo que puede convertirse en temas candentes y no es necesario confiar en que un miembro del consejo sea un "experto" en gobernanza. El Código responde a preguntas (por ejemplo, ¿cuál es la relación entre el consejo y el director ejecutivo?) de forma clara y concisa.

5. Los estatutos no deben quedar en el olvido

Los estatutos describen cómo funcionan y se gobiernan las organizaciones. Cada miembro del consejo debe tener a mano un ejemplar de los estatutos durante las reuniones. Es inevitable que surjan preguntas: "¿Puede cumplir otro mandato?... ¿Tenemos que votar esta decisión?". Tener fácil acceso a los estatutos permite a todos los miembros del consejo responder a preguntas sobre gobernanza en el acto.

Consejo: Elige un punto diferente de los estatutos para repasarlo brevemente en cada reunión. Así se pondrán de acuerdo y comprenderán mejor cómo se gobierna la organización. No se limite a sacar los estatutos cuando los necesite desesperadamente. Utilízalos como documento funcional y de consulta frecuente.

BONO: Incorpora MOMENTOS DE MISIÓN en cada reunión de la junta directiva. Ser una organización sin ánimo de lucro es duro, y debemos celebrar cada victoria. Haz que sea una prioridad compartir una historia de éxito, una estadística impactante, un éxito en la recaudación de fondos o un resultado positivo de un programa. Estos éxitos empoderarán e inspirarán a tu junta directiva y a ti mismo a la hora de abordar los temas difíciles.

Aunque se trate de un consejo sin experiencia (lo que es habitual en las pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro), no tiene por qué hacerlo solo. Asegúrese de que estos cinco documentos estén a la vista de todos los miembros del consejo en cada reunión. Con estos poderosos documentos, usted crea la estructura para su reunión e incorpora el andamiaje para que se desarrolle profesionalmente, independientemente de su propia experiencia. Siga esta lista y estará en camino de organizar una reunión perfecta.