During an event earlier this month, a question was posed by one of the attendees about how organizations that operate in full virtual capacity can meet the legal requirements associated with the mandatory posting of required employment notices. After collaborating with our terrific colleague, Maryland Nonprofits’ General Counsel Paddy Morton, we have some resources and tips to share with our members.
En los entornos de oficina, estos requisitos de publicación se cumplen colocando carteles en boletines situados en salas de descanso, vestíbulos y otras zonas muy transitadas. Sin embargo, a medida que aumenta el número de empleados que trabajan a distancia, el Departamento de Trabajo de EE.UU. ha publicado el Boletín de Asistencia sobre el Terreno para orientar a los empresarios. El boletín proporciona:
Si una ley y sus reglamentos exigen que un aviso se publique de forma continua en un lugar de trabajo, en la mayoría de los casos, la WHD (la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de EE.UU.) sólo considerará que la publicación electrónica es un sustituto aceptable del requisito de publicación continua cuando (1) todos los empleados de la empresa trabajen exclusivamente a distancia, (2) todos los empleados reciban habitualmente información de la empresa por medios electrónicos y (3) todos los empleados tengan fácil acceso a la publicación electrónica en todo momento.
Hay que tener en cuenta algunos puntos importantes.
En primer lugar, la publicación electrónica sólo es aceptable como sustituto directo cuando todo el personal trabaja exclusivamente a distancia. Si incluso un miembro del personal trabaja in situ, los estatutos y reglamentos deben publicarse en una zona muy visible y transitada de la oficina.
En segundo lugar, los empresarios deben difundir habitualmente información a sus empleados por medios electrónicos para que la publicación electrónica sea aceptable. Los empresarios que normalmente no utilizan vías electrónicas para compartir información con los empleados no pueden utilizar la publicación electrónica como sustituto para cumplir sus requisitos legales de publicación.
En tercer lugar, "fácilmente disponible" significa que los empleados pueden acceder libremente al aviso sin tener que ocuparse de solicitar permisos o credenciales para ver los archivos. Los empresarios también deben informar a los empleados de dónde está publicado el aviso y cómo acceder a él electrónicamente. Por lo tanto, si el empresario publica un aviso sin informar a sus empleados o publica el aviso en un lugar desconocido u oculto, no cumple los requisitos federales.
Tenga en cuenta también que el Departamento de Trabajo ve una diferencia entre los elementos que deben publicarse continuamente y los que se proporcionan una vez a cada empleado individual. Además, tenga en cuenta que la orientación del Departamento de Trabajo sólo se aplica a los requisitos federales de notificación. Maryland, al igual que otros estados, tiene requisitos adicionales de notificación y publicación. Los empleadores deben asegurarse de mantenerse al día sobre estos carteles y requisitos de publicación.
Consejos para el éxito:
- Cree un espacio de fácil acceso y muy visible en el sitio web de su empresa y en el portal del empleado para los carteles federales y estatales.
- Incorpore información al manual del empleado e incluya números de página que informen a los empleados de la ubicación virtual de los anuncios.
- Recurra al asesor de carteles deFirstStep para obtener asesoramiento y asistencia.
Un último consejo Le animamos a que consulte nuestra Lista de comprobación de requisitos legales para la excelencia, una de nuestras ventajas para miembros. Si aún no es miembro, ahora es el momento perfecto para hacerse socio. Utilice el código WER30 para obtener un descuento en la afiliación a Maryland Nonprofits y empiece a disfrutar de las ventajas de nuestra comunidad.
