Blog invitado de Tom Joseph, Fundador y Consejero Delegado de Bookminders
¿Los informes sobre abusos financieros en otras organizaciones sin ánimo de lucro le hacen replantearse la seguridad de su propia organización? A raíz de los recientes artículos1,2 sobre el fraude en el sector no lucrativo, los ejecutivos y los miembros de los consejos de administración siguen ocupados asegurando a los financiadores, a los electores y a sí mismos que ellos tampoco acabarán en las noticias.
El fraude puede producirse siempre que los activos se gestionen sin un sistema de "controles y equilibrios". Muchas organizaciones sin ánimo de lucro funcionan con unos gastos generales mínimos, lo que provoca el solapamiento de funciones y debilita los controles. A medida que las organizaciones crecen en tamaño y complejidad, se requieren sistemas más sofisticados para hacer frente a la creciente variedad y volumen de las transacciones financieras.
Aunque no es factible eliminar la posibilidad de fraude, hay formas de minimizar su exposición. La aplicación de los siguientes procedimientos contribuirá a crear un entorno en el que los controles fiscales estrictos sean la norma.
- No delegue la aprobación de facturas electrónicas ni la firma de cheques. La alta dirección es responsable de las finanzas y siempre debe conservar la autoridad para aprobar los pagos. Los sellos de firma son problemáticos por naturaleza y deben prohibirse.
- Implemente salvaguardas electrónicas. Asegúrese de no conceder involuntariamente privilegios de firma de cheques a personas no autorizadas. Los empleados con tarjetas de débito y acceso electrónico para transferir fondos tienen básicamente la misma autoridad que un firmante de cheques.
- Imprima cheques directamente desde su contabilidad
sistema.
Pagar las facturas con cheques generados por el sistema reduce el riesgo de alteración. Un sistema basado en cheques manuscritos es más vulnerable a la manipulación de documentos. - Cuando proceda, deje que los proveedores giren los pagos rutinarios. Permitir que determinadas empresas retiren automáticamente sus pagos es la forma más eficaz de pagar una factura, al tiempo que elimina la posibilidad de que su cuenta bancaria y su número de ruta caigan en malas manos.
- Mantenga accesibles los archivos de cheques. Asegúrese de que su banco le devuelve todos los cheques originales cancelados (preferible) o mantiene imágenes electrónicas para que pueda verificar fácilmente a los beneficiarios. Muchos bancos solo ofrecen acceso en línea a las imágenes de los cheques durante 90 días.
- Utilice dos personas cuando procese pagos por correo. Si su organización recibe pagos en efectivo, con cheque o tarjeta de crédito, estas tareas deben estar separadas y a cargo de al menos dos miembros del personal.
- Entregue siempre a los clientes un recibo de las transacciones realizadas en el punto de venta (TPV). Dado que las cajas registradoras suelen ser manejadas por una sola persona, el recibo sirve para verificar la correcta contabilización de las ventas. Si no se pueden imprimir recibos, asegúrese de que la pantalla de la caja registradora está orientada hacia el cliente para que se pueda verificar la venta.
- Externalice o automatice los pagos de los clientes. Diversos servicios permiten a donantes y afiliados efectuar pagos con tarjeta de crédito a través de la web o de un dispositivo móvil. Utilice una caja de seguridad bancaria si no puede establecer la separación de funciones para los pagos recibidos por correo. Si es posible, elimine todos los pagos en efectivo y cheques para las transacciones pequeñas.
- Controle sus ingresos. Los sistemas de afiliación, gestión de donantes y TPV proporcionan informes que ayudan a detectar irregularidades. Familiarícese con las métricas de ingresos clave y compruébelas con regularidad.
- Conozca sus números. Los directivos que conocen bien sus resultados financieros rara vez son objeto de prevaricación. Cuando la dirección no interviene, la organización es vulnerable a
robo
que pueden pasar desapercibidos durante mucho tiempo. - Comuníquese con el personal. Estadísticamente, la mayoría de las veces el fraude se descubre gracias a una pista. La dirección debe fomentar unacultura de en la que se anime a todos los integrantes a mantenerse vigilantes. Es imperativo que todos comprendan su respectivo interés en proteger los activos de la organización.
Es importante señalar que las auditorías de estados financieros no pretenden detectar el fraude. Su propósito es validar la exactitud de los estados financieros. Aunque el fraude puede descubrirse durante una auditoría anual, eso por sí solo no es una medida eficaz de prevención.
Confiar en la vigilancia de proveedores externos es otro error común en la planificación de la prevención del fraude. Existe la percepción errónea de que los bancos vigilan estrechamente las cuentas corrientes. Los bancos pueden detectar ocasionalmente firmas no autorizadas, falsificadas o que faltan, pero éste no es un método fiable para prevenir el fraude. Llevar a cabo revisiones aleatorias de la actividad de las cuentas bancarias es la mejor manera de disuadir la actividad delictiva.
Estas precauciones básicas pueden ayudar a proteger a las organizaciones sin ánimo de lucro de pérdidas financieras y daños a su credibilidad. Por último, si sigue preocupado por la vulnerabilidad de su organización, solicite una revisión independiente. La pérdida pública de integridad financiera no es el tipo de noticia que ninguna organización sin ánimo de lucro debería dar.
(1) Fraude sin ánimo de lucro: ¿Qué tan buenos son sus controles internos?, Strategic Finance, marzo de 2017.
(2) Inside the Hidden World of Theft, Scams, and Phantom Purchases at the Nation's Nonprofits, Washington Post, octubre de 2013.
Tom Joseph es el fundador y consejero delegado de Bookminders, un importante servicio de contabilidad externalizado. Gracias al liderazgo de Tom, Bookminders se ha dado a conocer por su compromiso con la conciliación de la vida laboral y familiar ofrecido a los más de 80 empleados que trabajan desde casa. La empresa tiene oficinas en Pittsburgh, Filadelfia, Cherry Hill y Baltimore.
