Esto forma parte de una serie especial, ofrecida por el Instituto de Normas para la Excelencia, para proporcionar a los líderes de organizaciones sin ánimo de lucro un breve consejo semanal sobre gobernanza y gestión de organizaciones sin ánimo de lucro a lo largo de 2020. Esperamos que estos breves consejos le sean útiles a usted y a las organizaciones sin fines de lucro a las que sirve. Si tiene sugerencias para temas futuros, envíelas a acmadsen@standardsforexcellence.org.
El Centro de Control de Enfermedades (CDC) ha publicado orientaciones provisionales para que las empresas y los empleadores reduzcan la propagación del COVID-19 gestionando los riesgos de una posible exposición. Una de las medidas que recomiendan los CDC es el distanciamiento social (permanecer fuera de los entornos de congregación, evitar las reuniones masivas y mantener la distancia con los demás siempre que sea posible). Sin embargo, las juntas directivas de las organizaciones sin ánimo de lucro deben seguir gobernando, y las reuniones pueden ser aún más críticas para los proveedores de servicios directos durante estos tiempos difíciles. Las Normas para la Excelencia: Un código de ética y responsabilidad para el sector sin ánimo de lucro anima a las juntas directivas de las organizaciones sin ánimo de lucro a reunirse "con la frecuencia necesaria para llevar a cabo plena y adecuadamente las actividades de la organización". Como mínimo, el consejo debería reunirse cuatro (4) veces al año". Por todas estas razones, es importante asegurarse de que sus estatutos contemplan las reuniones a distancia, y de cómo la legislación de su estado debe guiar e informar sus estatutos.
Para facilitar la participación a distancia en las reuniones de la Junta Directiva, los Estatutos Modelo del Instituto de Normas para la Excelencia establecen lo siguiente:
- Participación telefónica y electrónica: Los Consejeros podrán participar en las reuniones del Consejo y votar sobre los asuntos tratados en las mismas, por medio de un teléfono de conferencia o equipo de comunicaciones similar por medio del cual todas las personas que participen en dicha reunión puedan oírse entre sí al mismo tiempo. La participación por este medio constituirá la presencia personal del Consejero en la reunión.
- Acción sin reunión: Cualquier acción que pueda ser debidamente tomada por el Consejo reunido en sesión, también puede ser tomada sin sesión, si el consentimiento unánime por escrito que establezca la acción tomada es firmado por todos los Directores con derecho a voto con respecto a la acción. Dicho consentimiento tendrá la misma fuerza y efecto que una votación de los Directores reunidos y se archivará con las actas.
Deberá consultar la ley de sociedades o de organizaciones sin ánimo de lucro de su estado para asegurarse de que actúa de forma coherente con la normativa estatal.
La legislación estatal puede describir que las reuniones pueden celebrarse mediante comunicación a distancia y puede proporcionar definiciones adicionales sobre lo que constituye una reunión. En Maryland, sede del Standards for Excellence Institute, las reuniones telefónicas están permitidas de la siguiente manera: "(1) A menos que esté restringido por el acta constitutiva o los estatutos de la corporación, los miembros de la junta directiva o un comité de la junta pueden participar en una reunión por medio de un teléfono de conferencia u otro equipo de comunicaciones si todas las personas que participan en la reunión pueden oírse entre sí al mismo tiempo. (2) La participación en una reunión por estos medios constituye presencia en persona en la reunión."
Esencialmente, siempre que se ajuste a la legislación de su estado, su junta puede reunirse a distancia utilizando conferencias telefónicas u otras tecnologías (Skype, zoom, etc.), siempre que todos puedan hablar y ser escuchados simultáneamente (como si se reunieran en persona). Además, el consejo puede actuar sin reunirse siempre que el voto sea unánime y quede registrado por escrito.
Compartimos nuestros sinceros deseos de que sigan gozando de buena salud y paciencia mientras todos atravesamos estos tiempos difíciles e inciertos.
El paquete de recursos educativos Estándares para la Excelencia, Responsabilidades de los miembros de la Junta Directiva, contiene un amplio conjunto de estatutos modelo que pueden modificarse y personalizarse para satisfacer las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro de todo el país.
El Instituto de Normas para la Excelencia ha puesto a disposición gratuita durante este tiempo su Paquete Educativo de Políticas Administrativas, la Guía para el Trabajo a Distancia y los Recursos de Planificación para Crisis y Catástrofes.
Los miembros de Maryland Nonprofits tienen acceso a éste y a los 27 Paquetes de Recursos Educativos de los Estándares para la Excelencia a través del portal para miembros.
Blog Post: ¿Qué debe incluir el informe anual de nuestra organización sin ánimo de lucro?
