Las cosas cambian a la velocidad del rayo. Parece que si apago el móvil sólo una o dos horas, me pierdo todo tipo de titulares y actualizaciones que afectan a mi trabajo, mi familia y mi comunidad. Ahora es más importante que nunca llevar un registro minucioso y tomar notas, por la sencilla razón de que es difícil recordar los detalles importantes, sobre todo en un entorno en constante cambio. Lo mismo ocurre con las organizaciones sin ánimo de lucro. El presidente de su junta directiva puede preguntarse: ¿nos hemos acordado de rellenar los formularios de conflicto de intereses este año? ¿Hemos realizado la evaluación anual del director ejecutivo? ¿Hemos examinado el último estado financiero trimestral? ¿Hemos aprobado nuestro presupuesto antes del inicio del año fiscal? ¿Qué debatimos o votamos en la última reunión? Seguramente, muchas de estas cosas las podrá recordar de memoria sin problemas, pero a pesar de ello, las actas de las reuniones del consejo desempeñan un papel crucial. Como indican las Normas para la excelencia: Código de Ética y Responsabilidad para el Sector No Lucrativo , "se deben redactar actas precisas que reflejen las acciones del consejo y de los comités, y distribuirlas a todos los miembros del consejo y de los comités" y "los comités con autoridad para tomar decisiones deben informar de cualquier acción o decisión del comité al consejo en pleno. Dichas decisiones deben reflejarse en las actas del consejo".
Por supuesto, sabemos que las actas son los registros comerciales de la organización. También sabemos bien que se deben conservar las actas de todas las reuniones de la junta directiva, así como de las reuniones de los comités cuando éstos toman decisiones en nombre de la junta directiva. El formulario 990 del IRS también contiene una pregunta sobre las actas y pregunta si la organización mantiene documentación contemporánea de sus reuniones[1]. Las leyes estatales también suelen exigir actas escritas y a veces especifican el momento y la inspección de las actas.
Las actas no son oficiales hasta que han sido aprobadas por la junta (o comité) en la siguiente reunión. Es conveniente que la persona responsable de las actas firme las actas que se han presentado a la junta. Es importante guardar las actas de las reuniones de la junta directiva en un lugar coherente y seguro (archivos en papel y/o registros electrónicos), lo que ayuda a proteger esta documentación histórica para una organización.
Las actas de la Junta mantienen a todos los miembros informados de las medidas adoptadas y de las que deben adoptarse en el futuro. Algunos de los puntos clave que deben incluirse son:
- Información que identifique la reunión (tipo de reunión, nombre del grupo, fecha, hora de inicio y fin, lugar, quiénes asistieron); quién presidió la reunión y si se han aprobado las reuniones de la reunión anterior.
- Qué acciones (mociones) se adoptaron.
Aunque redactar actas no es mi actividad favorita, siempre siento una sensación de logro y cierre cuando termino un conjunto de actas de una reunión de junta o comité. Es una buena práctica finalizar cuidadosa y sistemáticamente las actas de las reuniones de la junta directiva para poder mantener un registro de las acciones y decisiones, y avanzar un paso más hacia el cumplimiento de la importante misión de su organización.
Muchas organizaciones se preguntan si deben, o deberían, compartir las actas de las reuniones de su junta directiva con los miembros del público. La ley no exige esta divulgación, y la junta debería poder confiar en la privacidad de las actas para poder entablar un debate pleno y franco mientras está reunida. Dicho esto, puede ser aconsejable redactar las actas de forma que quede constancia de la información sobre lo que ha ocurrido, pero no se incluyan nombres ni comentarios editoriales.
Para obtener más información sobre las actas de las reuniones, le animamos a consultar el paquete de recursos educativos de los Estándares para la Excelencia, Responsabilidades de los miembros de la junta directiva, que incluye una serie de directrices para redactar actas, así como un conjunto de actas de reuniones de muestra. Además, este paquete incluye recursos útiles y debates sobre temas como el voto por poder, las responsabilidades de gobierno y fiduciarias, los estatutos, las políticas de la junta directiva, las expectativas de los miembros de la junta directiva, así como el desarrollo, la formación y la orientación de los miembros de la junta directiva.
Se puede acceder a este paquete de recursos educativos y a la serie completa de todos los paquetes - que incluyen ejemplos de políticas, herramientas y procedimientos modelo para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a lograr las mejores prácticas en su gobierno y gestión - poniéndose en contacto con un socio de replicación autorizado de las Normas para la Excelencia, con uno de los más de 150 consultores autorizados de las Normas para la Excelencia o haciéndose miembro del Instituto de Normas para la Excelencia.
[1] El IRS define contemporáneo como la fecha límite para la siguiente reunión del consejo (o comité) o los sesenta días siguientes a la reunión, lo que sea posterior.
Amy Coates Madsen es la Directora de Programas para las organizaciones sin ánimo de lucro de Maryland y la Directora del Instituto de Normas para la Excelencia, una iniciativa nacional para promover los más altos niveles de ética y responsabilidad en la gobernanza, la gestión y las operaciones de las organizaciones sin ánimo de lucro, y para facilitar la adhesión a las normas por parte de todas las organizaciones. El Standards for Excellence Institute es un programa de la Maryland Association of Nonprofit Organizations (Asociación de organizaciones sin ánimo de lucro de Maryland), donde Amy ha trabajado durante más de veinticuatro años. Amy es responsable de coordinar todos los aspectos del programa integral de ética y responsabilidad de la asociación y de los esfuerzos para replicar el programa a nivel nacional. Es formadora y escritora habitual en las áreas de conducta del consejo, evaluación de programas, reproducción de programas, ética en la recaudación de fondos y gestión de organizaciones sin ánimo de lucro. Ha impartido cursos sobre ética y responsabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro en el Programa de Certificación en Gestión de Organizaciones Sin Ánimo de Lucro del Instituto Johns Hopkins de Estudios Políticos.
