Puntualidad en los pagos para las organizaciones sin ánimo de lucro

September 20, 2023

Puntualidad en los pagos para las organizaciones sin ánimo de lucro

This year’s ‘prompt payment’ legislation (Senate Bill 112 and House Bill 328) requires payment within 37 days of submission of a ‘proper invoice’ to the grant-making agency. The legislation took effect on June 1 of this year and applies to grants “executed, renewed, or extended” after that date.   

Esperamos que los organismos estatales hagan todo lo posible por cumplir estas disposiciones,pero también es importante que las organizaciones sin ánimo de lucro se aseguren de que sus facturas cumplen las normas de la legislación, incluida la documentación exigida en sus acuerdos de subvención.

La legislación se limita en su aplicación a las subvenciones "reembolsables", definidas como subvenciones a organizaciones sin ánimo de lucro exentas de impuestos, que prevean "uno o más pagos en concepto de reembolso por servicios u otras prestaciones en virtud del acuerdo sobre una base programada u otra base incremental". En no se aplicaa las subvenciones concedidas con cargo a los fondos de obligaciones generales del Estado o a los créditos de capital del fondo general del Consejo de Obras Públicas.

La legislación también establece normas sobre lo que constituye una factura correcta y cuándo se considera presentada para su pago.

Una factura correctasignifica "una factura, un documento escrito o una transmisión electrónica legible por la entidad estatal que concede la subvención, facilitada por un beneficiario de una subvención" en la que se solicita un importe que "es debido y pagadero en virtud de un convenio de subvención escrito".Debe contener:

  • el número de identificación fiscal o el número de la Seguridad Social del beneficiario de la subvención;
  • el número de identificación del convenio de subvención u otra descripción adecuada del mismo; y
  • cualquier documentación exigida por la normativa o el convenio de subvención.

Las normas para determinar cuándo se considerarán recibidas las facturas para su pago son:

  • en el caso de las facturas enviadas por correo, la fecha de recepción de la factura por parte de la entidad estatal que concede la subvención, y se indica a las agencias que lo anoten en el recibo; o bien
  • en el caso de las facturas transmitidas electrónicamente, en la fecha en que la entidad pública concedente reciba la transmisión, o el siguiente día hábil si se recibe después de las 17.00 horas. 

La legislación también ordena a las agencias que revisen las facturas "tan pronto como sea posible" para determinar si son "correctas" y, si la agencia determina que no lo son, que notifiquen al beneficiario de la subvención "todos los defectos que impidan la tramitación y especifiquen por qué la factura no es correcta" en el plazo de 2 días hábiles tras tomar la determinación.

Las agencias son responsables de los intereses a un tipo del 9%, a partir del 38º día después del vencimiento del pago, si (1) el pago no es efectuado por el Interventor en el plazo de 37 días desde la recepción de la factura por la agencia, y (2) la agencia no presentó la factura al Interventor en el plazo de 30 días desde su recepción.(el plazo de 7 días naturales es para garantizar al Interventor 5 días laborables para su tramitación).

La legislación exime a la Oficina del Interventor de cualquier responsabilidad por intereses. Al negociar las disposiciones de la legislación aceptamos esta limitación, basándonos en un estudio sobre "Pago a proveedores" realizado por el Departamento de Servicios Legislativos, según el cual el Interventor procesaba más del 97% de todos los pagos estatales en un plazo de 5 días, y los pagos electrónicos en 2 ó 3 días.Ese mismo estudio atribuyó la mayoría de los retrasos a errores en las facturas, a la escasez de personal de la agencia y/o a la tramitación en papel exigida por el anticuado sistema financiero del Estado.

Para recibir los intereses, el beneficiario de la subvención debe presentar una factura por los intereses en un plazo de 30 días a partir de la fecha de pago por parte del Estado de el importe por el que se adeudan intereses. La agencia no podrá pagar intereses con fondos destinados a la concesión de subvenciones.

Le pedimos que se ponga en contacto con Maryland Nonprofitssi persisten los retrasos en los pagos, para que podamos documentarlo a los responsables políticos en caso de que tenga alguna duda.

 

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